VAR-2, gevestigd te Vledder en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 01160039, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt uit hoe de VAR-2-app met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

 

  1. Toepassing en begrippen

Deze privacyverklaring (privacystatement) is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie de VAR-2 persoonsgegevens verwerkt:

  1. Account. De toegang tot de diensten van de VAR-2-app nadat men heeft ingelogd met inlognaam en wachtwoord. Alleen een klant kan een account openen en beheren;
  2. Een vast aantal online vragenlijsten die de klant koopt. Er zijn verschillende bundels met een verschillend aantal vragenlijsten;
  3. Contactgegevens. Een natuurlijk persoon die een vraag stelt met behulp van het contactformulier van de website.
  4. Gebruiker. Er zijn twee soorten gebruikers: klanten en personen die onder het account van de klant werken met een eigen subaccount;
  5. Invuller. Een invuller is een persoon die door een gebruiker wordt uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen;
  6. Klant. Een klant is de natuurlijk persoon of rechtspersoon die een account in de VAR-2-app opent en beheert en op wiens naam het account staat;
  7. VAR-2-app. De webapplicatie waarmee de VAR-2 (en andere vragenlijsten) online kan worden afgenomen bij een invuller en waarmee na het voltooien van de vragenlijst door invuller, een digitaal rapport wordt gegenereerd. Het webadres van de VAR-2-app is: https://app.var-2.nl

 

  1. Verwerking van persoonsgegevens

Als u gebruik maakt van een van onze diensten dan laat u gegevens bij ons achter. Dit kunnen persoonsgegevens zijn. Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verzamelen.

 

Contactformulier website:

  • Contactgegevens

 

Openen van een account in de VAR-2-app door Klant:

  • Naam, geslacht, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mail

 

Openen van een account in de VAR-2-app door Gebruiker in subaccount van Klant

  • Naam, e-mail

 

Invuller:

  • Naam, geslacht, e-mail, referentiecode, type afname
  • Antwoorden/respons op items

 

Updates/nieuwsitems VAR-2 (mailinglist)

  • E-mail

 

  1. Grondslag voor de gegevensverwerking

Wij mogen alleen persoonsgegevens van u verwerken als wij dat doen op basis van een zogenaamde juridische grondslag. Bij onze dienstverlening worden medische gegevens verwerkt. U vindt deze grondslag in artikel 9 lid 2 sub h van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Het kan ook voorkomen dat u specifieke diensten afneemt (consultatie, advies, opstellen van rapporten). In dat geval is de grondslag voor verwerking van gegevens artikel 6 lid 1 sub a van de AVG. Als wij uw gegevens verwerken voor promotiedoeleinden (tonen op website en in nieuwsitems) dan vragen wij u om toestemming; de grondslag hiervoor is artikel 6 lid 1 sub a van de AVG.

 

  1. Bronnen

Wij krijgen uw persoonsgegevens van uzelf, van de Klant/Gebruiker van de VAR-2-app, van uw werkgever, en derden die gebruik maken van de diensten van VAR-2.

 

  1. Doeleinden van de gegevensverwerking

De VAR-2-app verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. De persoonsgegevens worden verwerkt om een vragenlijst te kunnen versturen, verwerken en over de uitkomst ervan te kunnen communiceren;
  2. De persoonsgegevens van de klant en overige gebruikers zijn nodig omdat de VAR-2-app per e-mail werkt met data-uitwisseling. Ook zijn de persoonsgegevens nodig om contact te kunnen opnemen met de klant en overige gebruikers;
  3. Het e-mailadres van de gebruikers wordt gebruikt voor communicatie m.b.t. ontwikkelingen over de VAR-2 (in de vorm van een nieuwsbrief die maximaal tweemaal per jaar wordt uitgegeven) of als er updates zijn (veranderingen) van de VAR-2-app. Informatie over updates wordt alleen naar de klanten verstuurd;
  4. Geaggrgeerde, geanonimiseerde data kan worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek en andere onderzoeksdoeleinden, waaronder maar niet uitsluitend op branche, bedrijfstak, nationaal of internationaal niveau.

 

  1. Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in principe alleen aan derden indien u daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Verstrekking zonder toestemming kan plaatsvinden in de volgende gevallen:

  • Persoonsgegevens die zijn verzameld ten behoeve van de VAR-2-app worden verwerkt door Kraan Informatica;
  • Delen van onze diensten die zijn ondergebracht bij een Hostingprovider of mailserver;
  • Back-ups die in de Cloud of op een externe gegevensdrager worden bewaard;
  • Als het noodzakelijk is om de dienstverlening aan u uit te voeren;
  • Inschakelen van een incassobureau ten behoeve van facturen die niet binnen de wettelijke betalingstermijn zijn betaald.

 

  1. Persoonsgegevens delen met derden

De VAR-2-app deelt in beginsel nooit persoonsgegevens met derden. In het bijzonder deelt de VAR-2-app nooit gegevens met derden voor commerciële doeleinden.

 

  1. Bewaren van gegevens

De VAR-2-app bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. De VAR-2-app hanteert in de volgende bewaartermijnen:

  1. Contactgegevens van het contactformulier van de website worden bewaard totdat de vraag van de persoon die contact heeft opgenomen beantwoord is;
  2. Het e-mailadres van personen die hebben aangegeven op de mailinglist te willen staan van updates/nieuwsitems van de VAR-2 worden bewaard zonder einddatum. Het e-mailadres wordt vernietigd als deze persoon aangeeft niet langer op de mailinglist te willen staan.
  3. Persoonsgegevens van de Klant en Gebruiker worden bewaard zoals Klant en Gebruiker gebruik maken van de VAR-2-app. Alle gegevens van Klant en Gebruiker worden verwijderd als langen dan één jaar geen vragenlijst is verstuurd vanuit het hoofdaccount van Klant of vanuit het subaccount van Gebruiker.
  4. In de VAR-2-app worden standaard geen afgeronde vragenlijsten bewaard. Dit betekent dat in de standaardsituatie alle gegevens van de invuller na beantwoording van het laatste item definitief worden verwijderd. Van de beantwoorde items wordt een PDF gemaakt die per e-mail naar de gebruiker wordt verstuurd. Ook op de achtergrond worden geen gegevens m.b.t. ingevulde vragenlijsten bewaard. Dus weg is ook echt weg;
  5. Als de klant in de VAR-2-app aanvinkt om vragenlijsten te bewaren worden de gegevens van de Invuller bewaard in de database van de VAR-2-app. De bewaartermijn wordt bepaalt door de Gebruiker. Als het account van de Gebruiker wordt opgeheven worden automatisch ook alle opgeslagen gegevens van de invuller verwijderd;
  6. Updates van de VAR-2-app worden voor maximaal 30 dagen bewaard waarna deze definitief worden vernietigd. Nadat een account is verwijderd uit de VAR-2-app kunnen de gegevens dus nog voor maximaal 30 dagen bewaard worden in een back-up.

 

  1. Rechten, vragen en klachten

U hebt het recht VAR-2 te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Ook als u niet wilt dat uw gegevens anoniem worden verwerkt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of ten behoeve van andere onderzoeksvragen kunt u dit bij ons kenbaar maken en worden uw anonieme gegevens verwijderd. Hierover kunt u contact opnemen met de VAR-2-app door een e-mailbericht te sturen naar info@var-2.nl. Wij streven ernaar om binnen 20 werkdagen op uw verzoek te reageren.

 

  1. Klacht indienen

Bij vragen of klachten over de wijze waarop VAR-2 persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met VAR-2 door een e-mailbericht te sturen naar info@var-2.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De contactgegevens van AP zijn: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

 

  1. Wijzigingen privacystatement

VAR-2 kan dit privacystatement altijd wijzigen. Een actuele versie van het privacystatement wordt op de website VAR-2 en inlogpagina van de VAR-2-app gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

 

Onze contactgegevens:

VAR-2

Pastorieweg 16

8381 AX Vledder

T +31-521-380733

info@var-2.nl

 

Versie: 17 maart 2019